Витребування документів:

Типові помилки при витребуванні документів та як їх уникнути

Громадяни України часто постають перед труднощами при оформленні різних видів документів в державних організаціях, консульствах, міністерствах та інших юридичних установах. Витребування документів зазвичай вимагає багато часу, зусиль та нервів.

Як спростити собі життя, зекономити час та гроші?

В першу чергу, треба проаналізувати найпоширеніші помилки при витребуванні документів, щоб мати можливість їх уникнути.

В більшості випадків виникають проблеми, пов’язані з некоректним оформленням запитів, перевищенням повноважень особами що потребують документи, порушенням термінів надання чи не повнотою наданих відомостей. Це призводить до затягування процедур, адміністративних оскаржень та неефективного використання робочого часу як з боку витребувачів, так і з боку тих, хто має надавати документи.

Типові помилки при витребуванні документів

Типові помилки при витребувані, які  допускають юристи, адвокати, фахівці відповідальні за документообіг в організаціях, керівники компаній, які стикаються з запитами на отримання документів, та всі фізичні особи, наступні:

• Некоректне формулювання запиту.
• Запит на отримання документів занадто великого обсягу.
• Ненадання всіх необхідних документів.
• Надання не належно засвідчених копій документів.
• Перевищення повноважень особою, що витребувала документи.

Однією з розповсюджених помилок є звернення до шахраїв. На просторах інтернету наразі багато повідомлень від так званих агенцій чи навіть фізичних осіб, які за невелику плату пропонують пройти замість вас процедуру витребування документів в будь-яких державних установах. Треба бути пильним, щоб не потрапити в таку пастку.

Також до вищезазначеного переліку можна додати типові порушення самих організацій, які надають відповідну послугу. В більшості випадків це порушення термінів обробки заявки і видачі результатів, та перевищення повноважень посадових осіб. Треба бути підготовленим до такого ходу подій, знати конкретно встановлені строки для обробки та видачі визначеного виду документа. Якщо вони не врегульовані законодавством, їх слід попередньо вияснити в організації, якій ви сплачуєте за надання даної послуги, ще до того як ви надасте запит на отримання документів.

Як уникнути типових помилок та зберегти час і гроші

В першу чергу для проведення будь-якої процедури з документацією, звертайтесь тільки в перевірену агенцію чи організацію, яка надає перелік необхідних вам послуг. Для цього досконало вивчить історію виникнення агентства, відгуки інших клієнтів, ознайомтесь зі статутними документами.

При зверненні до агенції, по вашому запиті повинні надати відомості які підтверджують юридичний статус та правомірність надання послуг. Ви можете звернутись до нашого експерта та отримати вичерпну інформацію про нашу організацію цілковито безкоштовно.

Перед тим як зробити запит на отримання документів, теж бажано замовити консультацію експерта. Це дозволить уникнути помилок при складанні заяви, підготувати повний пакет документів, щоб потім не витрачати час на “донесення” та додаткове оформлення потрібної, але не доданої своєчасно документації.

Звертання за попередньою консультацією до експерта — це, здавалося б, не великий крок. Але він може стати вирішальним. При відсутності, або неналежному оформлені навіть одного документа із потрібного для подачі заявки переліку документів, державна організація може надати відповідь на запит про документи у вигляді відмови від проведення процедури та ненаданні документів. Це призведе до втрати дорогоцінного часу, та грошей, які було марно витрачено на підготовку до проведення процедури. А експерт попередньо перевірить наявність та належне оформлення необхідного пакету документів, щоб запобігти виникненню неприємної ситуації.